شرح موفقیت پروژه “نرم افزار مدیریت معاملات و قراردادهای درگاه” در شهرداری قم

سامانه یکپارچه مدیریت معاملات درگاه در “شهرداری قم” در آبان ماه 1396 به صورت متمرکز راه اندازی شد. اکنون با گذشت بیش از 3 سال از استقرار این پروژه، تمامی معاملات و قراردادهای شهرداری قم توسط این سیستم کنترل و مدیریت می شوند.

عنوان پروژه: نرم افزار مدیریت معاملات و قراردادها

از اولین نتایج پیاده سازی سامانه درگاه در شهرداری قم می توان به کاهش بسیار بالای هزینه های اداری در دو بخش کاهش هزینه نیروی انسانی و کاهش مصرف کاغذ اشاره کرد.

تا پیش از راه اندازی این سامانه، تمامی معاملات شهرداری قم به شیوه های سنتی انجام می گرفت و قراردادهای این سازمان به صورت دستی تنظیم می شد. بالا رفتن قدرت تجزیه و تحلیل اطلاعات معاملات و قراردادها، کاهش اشتباهات ناشی از تنظیم دستی قرارداد، صرفه جویی در هزینه و زمان، گزارش گیری، سهولت در بایگانی و جستجو، ثبت و نگه داری پیش نویس ها، تجدید نظر و اصلاح تنها بخشی از نتایج به کار گیری ۳ ساله از سامانه درگاه می باشد.

شهرداری قم در یک نگاه:

شهرداری قم در هفدهم فروردین سال ۱۳۰۵ با انتصاب سید احمدخان رفعت به سمت شهردار، به صورت رسمی تاسیس و شروع به کار کرد. از آن زمان تاکنون این شهر مقدس حضور ۵۸ شهردار را به خود دیده است.

در ابتدای تشکیل، شهرداری قم نیز مانند سایر شهرداری‌های کشور، «بلدیه» نامیده می‌شد، که این واژه با تصویب فرهنگستان زبان پارسی در دهم خرداد ماه سال ۱۳۱۴ به واژه «شهرداری» تغییر پیدا کرد.

شهرداری قم در ابتدا فقط دارای یک ساختمان مرکزی بوده و برای سهولت در اداره امور، مطابق با قوانین موضوعه در آن زمان، شهر را به تعدادی «برزن» تقسیم کرده بودند که این واژه نیز امروزه منسوخ شده و به جای آن از واژه «منطقه» استفاده می‌گردد.

دستاورد های پیاده سازی نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه:

• مدیریت جامع فرایندهای معاملاتی از قبیل (مناقصات،مزایده و حراج، استعلام، ترک تشریفات، واگذاری،اجاره، خرید، ارزیابی کیفی و فنی)
• شخصی سازی سامانه درگاه با افزودن ویژگی «روش انتخاب مشاور» در سامانه مدیریت برگزاری مناقصات
• تولید تمامی مکاتبات و مستندات مربوط به مرحله ی مدیریت قراردادها توسط سیستم
• مدیریت روند ثبت اطلاعات قرارداد (ثبت الحاقیه و متمم قرارداد،ثبت قرارداد بر اساس گردش کار و یا بدون نیاز به گردش کار)
• امکان ثبت ضمانت نامه حسن انجام کار، پیش پرداخت و تعیین نوع خاتمه قرارداد
• ثبت و تعیین مراحل پرداخت قرارداد
• آرشیو الکترونیک قراردادها و دسته بندی نامحدود اسناد
• فرایند ساز و گزارش ساز حرفه ای و پیشرفته
• قابیلت اتصال به سایر سامانه های مالی و در نتیجه امکان مشاهده صورت وضعیت و صورت حساب ها
• امکان رویت تمامی مراحل پرونده توسط کارفرما
• دریافت هشدار زمان نزدیک شدن به تاریخ خاتمه قرارداد و اتمام ضانتنامه ها
• امکان تعریف برنامه جلسات و یادداشت های کاری و دریافت آلارم لحظه ای تمامی رخدادها به صورت کاملا داینامیک

تقدیر شهرداری قم از اندیشه پرداز