نقش نرم‌ افزار در بهینه ‌سازی فرآیندهای کسب‌ و کار

در دنیای رقابتی امروز بهینه سازی فرایندهای کسب و کار دیگر یک انتخاب نیست و به بخشی جدایی ناپذیر از کسب و کارها بدل شده است. سازمان هایی که از نرم افزارها و ابزارهای دیجیتال بهره می برند و تعاملات درونی و بیرونی سازمان را دگرگون ساخته اند از عملکردی سریع تر، دقیق تر و کم هزینه تر برخوردارند. ما در این مقاله به بررسی نقش نرم‌ افزار در بهینه ‌سازی فرآیندهای کسب‌ و کار می پردازیم که امروزه چگونه نرم افزارها می توانند مسیر رشد و تحول سازمانی را هموار کنند.

بهینه ‌سازی فرآیند کسب ‌و کار چیست؟

به مجموعه اقداماتی که در جهت افزایش کارایی، کاهش اتلاف منابع، بهبود بهره وری و کیفیت نتایج منتهی شود؛ بهینه سازی فرایند کسب و کار (Business Process Optimization)  گفته می شود. هدف اصلی در بهینه سازی کسب و کار، تبدیل فرایندهای دستی و زمان بر به فرایندهای خودکار، سریع و قابل پیگیری است که در این مسیر نرم افزارها نقش کلیدی در بهینه سازی فرایندهای کسب و کارها ایفا می کنند.

چرا استفاده از نرم ‌افزارها برای کسب ‌و کارها ضروری محسوب می شوند؟

نرم افزارهای سازمانی علاوه بر ساده سازی فرایندهای کاری، داده های ارزشمندی را تولید می کنند که اساس و پایه بسیاری از تصمیم گیری های استراتژیک محسوب می شوند. نرم افزارهای سازمانی با خودکار سازی فرایندهای تکراری، زمان انجام پروژه ها را به حداقل می رساند و سرعت اجرای پروژه را نیز افزایش می دهد. از دیگر مزایای استفاده از نرم افزارها کاهش و به حداقل رساندن خطاهای انسانی با تکیه بر داده های دقیق در محاسبات، گزارش دهی و یا ثبت داده می باشد که در بهینه سازی فرایندهای کسب و کار نقشی اساسی دارد.

از دیگر نقش های حیاتی نرم افزارها در سازمان ها می توانیم به امکان ثبت و پیگیری تمام داده ها و اقدامات در نرم افزارها اشاره کنیم که منجر به افزایش شفافیت می شود. بر اساس مطالعات انجام شده در این حوزه این نرم افزارها با یکپارچه سازی و اتوماسیون کلیه فرایندها، همکاری درون سازمانی را به طرز چشم گیری بهبود می بخشند.

تأثیر نرم‌ افزارها بر افزایش بهره‌ وری و کاهش هزینه ‌ها نیز غیر قابل چشم پوشی است. با توجه به مطالعات موردی از مشتریان اندیشه پرداز یکی از مهم ترین اثرات نرم افزارها در سازمان ها افزایش بهره وری نیروی انسانی است؛ با کاهش دوباره کاری، مدیریت و کنترل دقیق تر منابع و انجام وظایف سازمانی، علاوه بر کاهش محسوس هزینه های عملیاتی، کارکنان نیز می توانند زمان بیشتری را صرف موقعیت های خلاقانه و استراتژیک کنند.

از این رو می توان گفت نرم افزارها در بهبود تصمیم گیری در سطح خرد و کلان تاثیر بسزایی دارند. امروزه مدیران و کاربران با استفاده از داده های دقیق و منسجمی که نرم افزارها با داشتن قابلیت هایی چون داشبوردهای مدیریتی تا گزارش های تحلیلی خودکار، در اختیار آن ها قرار می دهد، می توانند تصمیم گیری هایی سریع و دقیق بر اساس شواهد واقعی داشته باشند.

انواع نرم‌ افزارهای مؤثر در بهینه ‌سازی فرآیندهای سازمانی

در بهینه سازی فرایندهای کسب و کار نرم افزارها در دسته های مختلفی  طراحی شده اند که در ادامه به هر کدام از آن ها به صورت خلاصه می پردازیم.

نرم افزار مدیریت قراردادها

یکی از کاربردی ترین نرم افزارها جهت بهینه سازی فرایندهای سازمان، استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها است. نرم افزار مدیریت قراردادها این امکان را برای مدیران کسب و کارها فراهم می کند تا تمامی فرایندهای سازمانی را از مرحله تهیه پیش نویس تا تسویه حساب کامل مدیریت کنند.

این نرم افزار با داشتن قابلیت هایی چون ثبت و مدیریت اطلاعات قرارداد، ثبت و مدیریت کمیسیون ها، کنترل صورت وضعیت و گزارش ساز حرفه ای، هشدار تاریخ رویدادهای مهم و امکان استفاده از امضای دیجیتال، گامی بزرگ در جهت بهبود عملکرد سازمان ها محسوب می شود. برای مشاهده ویژگی های بیشتر نرم افزار مدیریت قراردادها ی درگاه کلیک کنید.

نرم افزار مدیریت برگزاری مناقصات و مزایدات

نرم افزار مدیریت برگزاری مناقصات و مزایدات از دیگر نرم افزارهای کارآمد برای سازمان ها محسوب می شود. این نرم افزار در جهت تسهیل امور برگزاری مناقصات و مزایدات و تسریع فرایندهای آن عمل می کند. این نرم افزار کنترل کامل جریان مناقصه و اجرای تمامی مراحل کاری از جمله ثبت درخواست، تولید مستندات، ثبت نام و ارزیابی فنی پیمانکاران، تحویل و بازگشایی پاکات و ثبت قراردادهای سازمان را پوشش می دهد.

نرم افزار مدیریت برگزاری مناقصات و مزایدات درگاه راه حلی یکپارچه برای مدیریت معاملات کسب و کارها به ویژه سازمان های بزرگ است. این نرم افزار دارای ماژول های به هم پیوسته ای مثل نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات و نرم افزار مدیریت تامین کنندگان است که تمامی فرایندهای مربوط به مناقصات و مزایدات سازمان شما را به صورت کاملا الکترونیکی و آنلاین مدیریت می کند. برای مطالعه بیشتر می توانید ویژگی های هر کدام از نرم افزارهای مدیریت برگزاری مناقصات و مزایدات درگاه، نرم افزار مدیریت پیمانکاران و نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات به تفکیک مطالعه کنید.

نرم افزار برنامه ریزی منابع انسانی (ERP)

نرم افزار مدیریت برنامه ریزی منابع انسانی (Enterprise Resource Planning) از دیگر نرم افزارهای کارآمد در مدیریت جامع بخش های مختلف سازمان از جمله منابع انسانی، مالی، تحلیل و گزارش دهی و … است که با استفاده از تحلیل داده های دقیق منجر به مدیریت بهتر و بهبود تصمیم گیری در سازمان می شود.

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

از دیگر نرم افزارهای کاربردی در سازمان ها که در جهت بهینه سازی عملکرد کسب و کارها موثر واقع شده است؛ نرم افزارارتباط با مشتریان (Customer Relationship Management) است که به سازمان ها کمک می کند با خودکار سازی فرایندهای بازاریابی و فروش خدمات مشتری، ضمن تسهیل در ارتقای رضایت و حفظ مشتریان، فرایندهای ارتباطی را نیز بهبود بخشد. این امر با ایجاد یک پایگاه داده یکپارچه از اطلاعات مشتریان در این نرم افزار قابلیت اجرایی دارد.

نقش نرم ‌افزار در تحول دیجیتال سازمان‌ ها

به ضرس قاطع می توان گفت دیجیتال سازی امور در سازمان ها بدون نرم افزارها فاقد معناست. سازمان ها برای ورود به دنیای دیجیتال نیاز دارند فرایندهای سنتی را با ابزارهای مدرن جایگزین کنند که به تبع آن کسب آموزش های لازم در این مسیر امری ضروری محسوب می شود. نرم افزارها در این مسیر در دیجیتالی سازی داده ها، اتوماسیون و تحلیل داده ها نقشی محوری دارند.

نتیجه گیری

همانطور که گفته شد نرم افزارها با ساده سازی عملیات، علاوه بر افزایش بهره وری و کارایی، فرایندهای سنتی کسب و کار را نیز متحول کرده اند. همانطور که می دانید بسیاری از وظایف در گذشته به صورت دستی انجام می شدند که احتمال خطا، تاخیر با هزینه هایی سنگین در آن وجود داشت که در حال حاضر با ظهور نرم افزارهای کاربردی، اکثر امور به صورت خودکار و الکترونیکی پردازش می شوند. با توجه به شواهد می توان گفت مکانیزه سازی فرایندها علاوه بر کاهش خطاهای انسانی، از انجام وظایف تکراری جلوگیری می کند.

امروزه نرم افزارها نقش محوری در هر سازمانی ایفا می کنند؛ به عبارت دیگر می توان گفت سازمان هایی که در جهت پیشبرد اهداف خود از نرم افزارها بهره می جویند نسبت به سایرین از مزیتی رقابتی برخوردار هستند. از این رو نقش نرم‌ افزار در بهینه ‌سازی فرآیندهای کسب‌ و کار را نمی توان نادیده گرفت. استفاده از نرم افزارها علاوه بر بهبود کارایی و حفظ رقابت، شرایط بهبود سازمان، تصمیم گیری بهینه را فراهم می کند که ضمن توسعه و پیشرفت سازمان، افزایش رضایت مشتری را نیز بدنبال دارد.

سامانه یکپارچه درگاه با نگرشی متفاوت نسبت به سایر نرم افزار های موجود به جهت تسهیل و تسریع فرایندهای سازمانی از جمله برگزاری مناقصات و مزایدات، مدیریت تامین کنندگان، مدیریت قراردادها و امور حقوقی و تسریع مراحل انجام آن توسط متخصصین اندیشه پرداز طراحی شده است. استفاده از سامانه درگاه این فرصت را در اختیار سازمان ها قرار می دهد تا با امکان نظارت موثر بر تمامی فرایندها عملکرد سازمان خود را به صورت چشم گیری بهبود بخشند.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید.