چرا در شرایط بحرانی، نرم‌ افزار مدیریت قرارداد حیاتی‌ تر از همیشه است؟

در شرایط بحرانی و تغییرات ناگهانی در قوانین و مقررات، کسب و کارها و سازمان ها بیش از هر زمان دیگری نیازمند ابزارهایی هستند تا بتوانند اطلاعات حساس، روابط قراردادی و تعهدات حقوقی خود را مدیریت کنند. یکی از ابزارهایی که در این شرایط می تواند نقشی تسهیل گر و کمک کننده داشته باشد نرم افزارهای مدیریت قرارداد می باشد که به عنوان عنصری حیاتی در ساختار حقوقی، عملیاتی و مالی سازمان ها در دوران بی ثباتی شناخته می شود. استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها نه تنها که یک هزینه اضافی نیست، بلکه ضمانتی برای دوام و ماندگاری با اطمینان از حفظ تعهدات در مواجهه با شرایط غیرقابل پیش بینی می باشد.

قراردادها به عنوان هسته اصلی سازمان ها محسوب می شوند که می توانند رفاه یک کسب و کار را توصیف کنند؛ به عبارت دیگر می توان گفت عملکرد یک سازمان را می توان بر اساس حجم و نوع قراردادهایی که تولید می کنند ارزیابی کرد. از این رو مدیریت قراردادها در شرایط بحرانی با استفاده از نرم افزار این امکان را به سازمان ها می دهد تا ارتباط و قراردادهای خود را به نسبت سازمان هایی که هنوز به صورت دستی قراردادها را مدیریت میکنند، عملکرد بهتری داشته باشند. در این مقاله به نقش نرم افزار مدیریت قراردادها در بحران می پردازیم.

 مدیریت قرارداد در شرایط بحرانی

مدیریت موثر قراردادها در هنگام بحران نقش مهمی در تضمین پاسخ سریع و کارآمد ایفا می کند. مدیریت قراردادها با استفاده از نرم افزار به ویژه در شرایط بحرانی به بازیابی، تداوم و کاهش اثرات ناشی از بحران ها کمک می کند. مدیریت قراردادها در مواقع بحرانی شامل برنامه ریزی، توسعه، اجرا و نظارت بر قراردادها برای اطمینان از اجرای آن ها مطابق با شرایط و ظوابط آنهاست.

اهمیت مدیریت قراردادها در بحران

نرم افزار مدیریت قراردادها سازمان ها را قادر می سازد تا پاسخی سریع و موثر نسبت به شرایط غیرقابل پیشبینی داشته باشند، ریسک و خطاها را بهتر مدیریت کنند، شفافیت در پاسخ گویی را حفظ نمایند و ضمن کاهش تاخیر در تحویل به موقع کالاها و خدمات، همکاری و هماهنگی بین طرفین قرارداد را تسهیل می بخشد. به عبارت دیگر اهمیت مدیریت قراردادها در واکنش به بحران را نمی توان نادیده گرفت چرا که علاوه بر موارد ذکر شده اختلافات قراردادی در این شرایط را به حداقل می رساند و کارایی سازمان را نیز بهبود می بخشد.

چالش های مدیریت قراردادها در طول بحران

مدیریت قراردادها در بحران ها با چالش های زیادی همراه است. در شرایطی که حوادث غیرقابل پیشبینی رخ می دهد امکان دارد دید و کنترلی محدودتر بر قراردادها وجود داشته باشد و شرایط مناسبی برای برنامه ریزی و توسعه قراردادها فراهم نشود. از طرف دیگر منابع و ظرفیت کافی برای مدیریت قراردادها نیز با کمبود مواجه می شود و مدیریت عملکرد پیمانکاران نیز سخت و دشوار می شود. چالش های پیش رو در این شرایط اختلافات و دعاوی حقوقی را نیز افزایش می دهد. برای مدیریت این چالش ها اتخاذ استراتژی های کارآمد به همراه استفاده از نرم افزارهای مدیریت قرارداد می توانند به دوام کسب و کارها کمک شایانی بکند.

نرم افزار مدیریت قرارداد؛ استراتژی ای موثر در بهینه سازی مدیریت قرارداد

نرم افزار مدیریت قرارداد با خودکارسازی فرایندهای مدیریت قرارداد دید بهتری به کسب و کارها می بخشد و عملکرد سازمان را در شرایط بحرانی بهبود می بخشد. تجزیه و تحلیل داده های مربوط به عملکرد قراردادها با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها نه تنها در پیش بینی هزینه ها سازمان ها را یاری می دهد بلکه جهت اتخاذ تصمیم های سریع و فوری موثر عمل می کند. در مواقع بحرانی ایجاد روابط قوی با پیمانکاران و تامین کنندگان از اهمیت بسیاری برخوردار می باشد که نرم افزار مدیریت قراردادها علاوه بر تسهیل ارتباط بین طرفین قراردادها و سایر ذینفعان با افزایش شفافیت و کاهش ابهام و پیچیدگی به تقویت آن نیز می پردازد.

همچنین اتوماسیون می تواند حجم کارهای اداری و کاغذ بازی های اضافی را به صورت موثری کاهش دهد که این خود در شرایط بحرانی اهمیت استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها را اثبات می کند. شناسایی ریسک ها و ارزیابی عملکرد تامین کنندگان در طول زمان به ویژه در شرایط بحرانی چشم انداز وسیعی برای مدیریت بهتر قراردادها به شما می دهد که استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها این امکان را فراهم می کند.

در شرایط بحرانی که امکان بروز حوادثی چون آتش سوزی، خرابی سرور و … وجود دارد؛ آرشیو امن الکترونیک به صورت رمزنگاری شده با قابلیت بازیابی امری حیاتی برای حفظ اطلاعات محسوب می شود. نرم افزار مدیریت قراردادها با داشتن قابلیت ذخیره سازی امن اطلاعات از گم شدن و یا تحریف اسناد در این شرایط جلوگیری می کند.

در مواقعی که حوادث غیرقابل پیش بینی رخ می دهد سررسید رویدادهای مهم از جمله تمدید قراردادها، تعدیل، پایان ضمانت نامه ها و تسویه حساب ممکن است با فراموشی از جانب مدیران مواجه شوند از این رو نرم افزار مدیریت قراردادها با امکان یادآوری تاریخ رویدادهای مهم از طریق ایمیل یا پیامک از بروز خسارات مالی و حقوقی به صورت قابل توجهی جلوگیری می کند.

در نرم افزار مدیریت قراردادها زمان دقیق ورود و خروج و هرگونه تغییر در تاریخچه تغییرات نرم افزار به همراه زمان و نام کاربر ثبت می شود که در مواقعی که تیم ها به صورت غیر متمرکز و دورکار فعالیت دارند از بروز ناهماهنگی و مشکلات جلوگیری می کند. امکان دسترسی سریع و از راه دور از دیگر قابلیت های نرم افزار مدیریت قراردادها می باشد که در هنگام بروز بحران ها یک مزیت استراتژیک بشمار می رود؛ با استفاده از این قابلیت کاربران مجاز می توانند در صورت عدم حضور در مواقع ضروری به قراردادها و اسناد مرتبط دسترسی داشته باشند. این امکان به ویژه در سازمان هایی که دارای شعب متعدد می باشند کاربردی تر است.

نرم افزار مدیریت قراردادها در شرایط بحرانی این امکان را به مدیران می دهد تا با داشتن داشبورد تحلیلی از وضعیت تمام قراردادها، در شرایط بحرانی تصمیم گیری های خود را سریع و دقیق اتخاذ نمایند و نسبت به امور قراردادی خود که کدام یک از قراردادها نیاز به فسخ، تمدید، تعدیل یا مذاکره مجدد دارند اقدامات لازم را انجام دهند.

نتیجه گیری

مدیریت موثر قراردادها در بازیابی و دوام سازمان در مواقع بحرانی از اهمیت زیادی برخوردار می باشد. بحران ها علاوه بر آشکار کردن نقاط ضعف مدیریت و سازمان، فرصت هایی را برای بهبود، کاهش وابستگی به روش های سنتی و بهینه سازی سیستم ها فراهم می آورند. استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها در چنین شرایطی به عنوان یک عامل استراتژیک جهت بقای سازمان عمل می کند. استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها با رویکردهای استراتژیک آن اطمینان لازم را به سازمان ها می دهد تا قراردادها حتی در موقعیت های چالش برانگیز به طور موثر و کارآمد مدیریت شوند.

با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها ی درگاه کنترل و رسیدگی به انواع قراردادها ازجمله صورت وضعیت، تعدیل، خاتمه، افزایش و کاهش قرارداد و سایر فرآیندها را در دست داشته باشید. نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه با در اختیار گذاشتن امکاناتی نظیر ثبت و مدیریت کمیسیون ها، کنترل صورت وضعیت ها، آرشیو الکترونیک و ثبت اسناد قرارداد، هشدار تاریخ رویدادهای مهم و … به عملکرد بهتر سازمان شما در مواقع بحرانی کمک شایانی می کند. مدیریت قراردادها با استفاده از سامانه درگاه تجربه جدیدی از نظارت و کنترل بر قراردادها برای سازمان شما به ارمغان خواهد آورد.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید.