مدیریت تغییرات در قراردادها

در دنیای پیچیده کسب و کارها، پروژه های صنعتی، پیمانکاری و دولتی، قراردادها نقش کلیدی در تعریف تعهدات، مسئولیت ها و حقوق طرفین ایفا می کند. اما در برخی شرایط قراردادها ممکن است مطابق با شرایط و مفاد از پیش تعیین شده اجرا نشوند. عوامل متعددی از جمله تغییر در شرایط اقتصادی، تحولات فنی، نیازهای جدید کارفرما یا محدودیت های اجرایی تغییراتی را در مفاد قرارداد ایجاد می کنند که اگر به درستی مدیریت نشوند باعث بروز اختلافات، افزایش هزینه ها و شکست در پروژه می شوند. در این مقاله به اهمیت مدیریت تغییرات در قراردادها و تاثیر آن بر اجرای موفقیت آمیز پروژه ها می پردازیم.

ماهیت تغییرات در قراردادها

مدیریت تغییر قرارداد به فرایند شناسایی، برنامه ریزی، اجرا و مدیریت تغییرات در قرارداد پس از اجرای اولیه آن اشاره دارد. هنگامی که یک قرارداد به مرحله اجرا می رسد طرفین قرارداد تعهدات و مسئولیت هایی در مقابل یکدیگر دارند که در قرارداد ذکر شده است. با این حال ممکن است رویدادهای خاصی در حین انجام این تعهدات رخ دهد که باعث بوجود آمدن احساس نیاز به ایجاد تغییراتی در محتوای قراردادها شود. پروژه ها به صورت ذاتی از قطعیت صد درصدی برخوردار نیستند و نیاز به انعطاف پذیری و انطباق در هنگام مواجهه با شرایط جدید دارند که این عامل علت اصلی تغییرات در قراردادها محسوب می شود. تغییر در قراردادها به هر نوع اصلاح، تعدیل، الحاق یا حذف بخشی از مفاد قرارداد گفته می شود که پس از امضای قرارداد اصلی و در طول اجرای آن رخ می دهد. از جمله این تغییرات می توان به تغییر در محدوده کاری، تعدیل در قیمت یا برنامه اجرایی، اصلاحات در شرایط پرداخت، الحاق یا حذف ضمائم، پیوست ها و نقشه ها اشاره کرد.

اهمیت مدیریت تغییرات

احتمال بروز تغییرات در قراردادها امری اجتناب ناپذیر است که در طول فرایند اجرا تا اتمام قرارداد ممکن است رخ دهد از این رو مدیریت تغییرات در قراردادها از اهمیت زیادی برخوردار می باشد. در نبود یک چارچوب شفاف برای مدیریت تغییرات، احتمال اخذ تصمیمات غیر رسمی، تفسیرهای متفاوت و بروز اختلافات بین طرفین به شدت افزایش پیدا می کند؛ بنابراین مدیریت موثر قراردادها تضمین می کند که هر نوع تغییری، از کوچک ترین تا بزرگ ترین آن به صورت کاملا شفاف مستند و قانونی اعمال می شود و تعادل بین منافع طرفین حفظ می شود. با مدیریت تغییرات احتمال بروز اختلافات، ادعاها و دعاوی حقوقی به طرز چشم گیری کاهش پیدا می کند و اهداف پروژه در محدوده زمان، هزینه و کیفیت مورد نظر محقق می شود.

فرایند مدیریت تغییرات

مدیریت تغییرات در قراردادها از فرایندی شش مرحله ای برخوردار می باشد که به تفکیک به هر کدام از آن ها می پردازیم.

بررسی دلایل احساس نیاز به تغییر

در نخستین گام تغییر در قرارداد، باید علل نیاز به تغییر به صورت دقیق شناسایی و بررسی شوند. احساس نیاز به تغییر ممکن است توسط کارفرما، پیمانکار، مشاور و یا هر شخص دیگری که به نوعی از قرارداد سود می برد مطرح شود. بنابراین برای جلوگیری از بروز اختلافات احتمالی، دلایل احساس نیاز به تغییر باید شفاف سازی شوند.

تهیه درخواست تغییر

برای درخواست تغییر قرارداد باید تغییر پیشنهادی، دلایل فنی و یا تجاری تغییر، اثرات مالی، زمانی و کیفی تغییر به صورت شفاف و دقیق شرح داده شود و به دنبال آن اسناد و مستندات نیز ارائه شوند.

ارزیابی اثرات تغییر

در مرحله سوم، اثرات تغییر پیشنهادی توسط کارشناسان فنی، مالی و حقوقی مورد بررسی قرار می گیرد. در این مرحله هزینه های اضافی یا صرفه جویی های ناشی از تغییر پیش بینی می شود. زمان تحویل پروژه و تغییر در ریسک های پروژه ارزیابی شده تا از انطباق آن با مقررات و تعهدات اولیه اطمینان حاصل شود.

تصویب یا رد تغییر

پس از شرح و ارزیابی تغییرات مورد نظر، توسط مرجع قراردادی (کارفرما، کمیته تغییرات یا مدیریت پروژه) در رابطه با تایید یا رد تغییر مورد نظر، تصمیم گیری می شود که در صورت تایید، قرارداد باید به صورت رسمی اصلاح شود.

ثبت و مستند سازی تغییر

در این مرحله هرگونه تغییری که توسط مرجع قراردادی تایید شده است باید به صورت مکتوب و با امضای طرفین به قرارداد اضافه شود و نسخه های اصلاح شده قرارداد در سیستم های اطلاعاتی ثبت شوند.

پیگیری و کنترل اجرای تغییر

در آخرین مرحله، تغییراتی که تصویب شده اند پیگیری شده و بر روند اجرای درست آن ها نظارت و کنترل می شود. در این مرحله ارزیابی انطباق اجرای پروژه با تغییرات اعمال شده، ارائه گزارش های مستمر در جهت پایش میزان اثرگزاری ضروری می باشد.

چالش های رایج در مدیریت تغییرات

مدیریت تغییرات علی رغم اهمیت آن با چالش هایی نیز همرا می باشد؛ از مهم ترین چالش هایی که در مدیریت تغییرات وجود دارد می توان به عدم شفافیت رویه ها، عدم توافق طرفین، تاخیر در تصویب، مستند سازی ناقص و عدم ارزیابی دقیق اثرات اشاره کرد.

در بسیاری از پروژه ها رویه مشخصی برای پیشنهاد، بررسی و تصویب تغییرات وجود ندارد که این خود عاملی در جهت بروز بی نظمی می باشد. برخی تغییرات ممکن است برای یکی از طرفین قرارداد منفعت کافی به همراه نداشته باشد و یا حتی زیان بار نیز باشد. فرایند تصویب تغییرات پیشنهادی ممکن است زمان بر باشد و اجرای پروژه برای مدتی متوقف شود از این رو در این فرایند در صورت نداشتن تحلیل دقیق و درست از اثر تغییرات و تاخیر در تصویب، طرفین قرارداد ممکن است با افزایش هزینه های پنهان و صرف مدت زمان بیشتر، هزینه های غیر قابل جبرانی را بپردازند. همچنین در بیشتر پروژه ها تغییرات به صورت شفاهی ارائه می شود و ثبت و مستندی از آن ها صورت نمی گیرد که این مسئله زمینه دعاوی حقوقی بعدی را فراهم می آورد.

نقش فناوری در مدیریت تغییرات

با پیشرفت فناوری های نوین، استفاده از نرم افزارهای مدیریت قراردادها می تواند تاثیر چشم گیری در سامان دهی و پیشبرد فرایند تغییرات ایجاد کند. در نرم افزار مدیریت قراردادها امکاناتی نظیر گردش کار تصویب تغییرات، مستند سازی خودکار کلیه اصلاحات، ارتباط یک پارچه با تیم های حقوقی، مالی و فنی، ردیابی و گزارش گیری از وضعیت تغییرات و ایجاد آرشیو قابل استناد برای تغییرات گذشته فراهم می باشد. استفاده از این سامانه به ویژه در پروژه های بلند مدت باعث بهبود کارایی و مدیریت بهتر قراردادها و تغییرات اعمال شده بر روی آن می شود.

تاثیر مدیریت تغییرات بر موفقیت پروژه

هدفی چون موفقیت در پروژه زمانی تحقق پیدا می کند که هم در زمان اجرا مطابق با مفاد اولیه پیش رود و هم از انعطاف پذیری لازم جهت پاسخ گویی به نیازهای جدید برخوردار باشد. مدیریت تغییرات زمانی موثر واقع می شود که اختلافات و دعاوی حقوقی را کاهش دهد، با افزایش شفافیت زمینه اعتماد میان طرفین را فراهم نماید، کنترل و نظارت لازم بر هزینه ها و زمان اجرای قرارداد را داشته باشد، پروژه های نهایی مطابق با نیازهای کارفرما باشد و زمینه های انعطاف پذیری را تقویت کند و پاسخ گویی سازمانی را بهبود بخشد.

نتیجه گیری

اعمال تغییرات در قراردادها اتفاقی رایج در دنیای تجارت مدرن است. از آن جایی که شرکت ها به دنبال ایجاد و حفظ روابط و تعهدات قانونی خود در شرایطی که دائما در حال تحول می باشد هستند، نیاز به اصلاح و تطبیق قراردادها اغلب مطرح می شود. مدیریت تغییرات در قراردادها نه تنها یک الزام اجرایی، بلکه مزیتی رقابتی برای سازمان هایی محسوب می شود که با قراردادهای بزرگ و پیچیده سروکار دارند. داشتن رویکردی نظام مند، مستند، تحلیلی و مبتنی بر فناوری در مدیریت تغییرات، باعث بهبود کیفیت اجرا، کاهش ریسک و دعاوی حقوقی و ارتقا سطح تعامل طرفین خواهد شد.

با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها ی درگاه می توانید از منوی مربوط به پرونده قراردادها، تغییرات مقادیر، ساختار شکست هزینه، صورت وضعیت ها، ساختار شکست کار و سایر امور مربوط به قراردادها را کنترل و مدیریت کنید و با استفاده از منوی فهرست درخواست های رسیدگی تمامی تغییرات اعمال شده بر روی قراردادهای خود را مشاهده و نظارت کنید.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید.