قابلیت های نرم افزار خرید و تدارکات در مدیریت مناقصات و مزایدات الکترونیکی

برگزاری مناقصات و مزایدات یکی از ابزارهای کلیدی برای تامین کالا و خدمات در سازمان های خصوصی و دولتی محسوب می شود. با دیجیتالی شدن امور تحول بزرگی در برگزاری فرایند مناقصات و مزایدات نیز ایجاد شد؛ به عبارت دیگر در سال های اخیر استفاده از نرم افزارها و سامانه های الکترونیکی در اجرای این فرایندها فزونی یافته است چرا که استفاده از نرم افزارهای مدیریت خرید و تدارکات نقش مهمی در افزایش شفافیت، سرعت و کارایی مناقصات و مزایدات ایفا می کند. در این مقاله به قابلیت های نرم افزار خرید و تدارکات در مدیریت مناقصات و مزایدات الکترونیکی می پردازیم.

مناقصات و مزایدات الکترونیکی

مناقصه و مزایده فرایندهایی رقابتی در جهت فروش کالا، خدمات و یا تامین آن ها می باشد. امروزه فرایند برگزاری مناقصات و مزایدات جهت سهولت و امنیت بیشتر از حالت دستی خود فاصله گرفته و در بستری امن و الکترونیکی برگزار می شوند.

به مناقصه الکترونیکی (e-Tendering) و مزایده الکترونیکی (e-Auction) اطلاق می شود که با استفاده از نرم افزار خرید و تدارکات تمامی مراحل از اطلاع رسانی، ثبت در خواست، ارزیابی، دریافت پیشنهادها و بازگشایی پاکات تا انتخاب برنده به صورت کاملا الکترونیکی انجام می شود. استفاده از نرم افزار خرید و تدارکات و فرایند تولید مستندات، ضمن سهولت در برگزاری مناقصات و مزایدات در بستری امن و یکپارچه، مشکلات مالی و حقوقی سازمان را نیز به حداقل می رساند.

قابلیت های نرم افزار خرید و تدارکات

ثبت و مدیریت فراخوان‌ ها

با استفاده از نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات می توانید با ثبت درخواست و تایید کمیسیون و مراجع ذی ربط، فراخوان مناقصه و یا مزایده سازمان خود را به صورت خودکار ایجاد و در پورتال های رسمی مطابق با زمان بندی مورد نظر منتشر کنید. همچنین ارسال اطلاعیه به تامین کنندگان ثبت شده یا واجد شرایط نیز وجود دارد.

دریافت و مقایسه پیشنهادها

یکی دیگر از قابلیت های نرم افزار خرید و تدارکات، دریافت پاکات و مقایسه پیشنهادها می باشد. پاکات آپلود شده توسط کارشناس مربوطه بازگشایی می شود و جزئیات تضمین، اسناد فنی و قیمت مورد بررسی قرار می گیرند. همچنین پاکات توسط کارشناس مقایسه می شود تا بهترین قیمت با کیفیت مد نظر انتخاب شود.

مدیریت اسناد و مدارک

مدیریت اسناد و مدارک یکی دیگر از قابلیت های نرم افزار خرید و تدارکات است که در آن سیستم به صورت خودکار بعد از پر کردن فرم ها، آن ها را در آرشیو الکترونیک با عناوینی چون اسناد مناقصه، دعوتنامه ها و … ذخیره می کند. در این مرحله با استفاده از نرم افزار پس از بارگذاری اسناد، صحت و اعتبار مدارک بررسی می شود که در صورت لزوم  امکان گزارش گیری پیشرفته از این مستندات نیز وجود دارد.

داوری و ارزیابی تامین کنندگان

از دیگر قابلیت های نرم افزار خرید و تدارکات داوری و ارزیابی تامین کنندگان است. با استفاده از نرم افزار مدیریت برگزاری مناقصات گریدها را تعریف می کنید و با توجه به امتیازی که هر کدام از تامین کنندگان کسب می کنند، هر کدام از آن ها را ارزیابی می کنید. گریدها در ارزیابی تامین کنندگان شامل معیارهایی از جمله توان مالی، بومی بودن، تجهیزات و .. می شود که با امتیاز دادن به زیر معیارها و جمع آن ها به امتیاز کل می رسد.

امضای دیجیتال و امنیت اطلاعات

امنیت اطلاعات در نرم افزار خرید و تدارکات در دو بخش کلی و جزئی سیستم وجود دارد. در کل سیستم مدیریت سطوح و دسترسی تعیین می شود که در آن هر کاربر بر اساس نیاز، به جای دسترسی به کل سیستم به فرم و یا بخشی از نرم افزار دسترسی داشته باشد. همچنین سطح دسترسی سلسله مراتبی می باشد که در صورت لزوم دسترسی جدید به زیر مجموعه ها داده می شود.

پس از تنظیم قرارداد و توافق طرفین هنگام امضای قرارداد، نرم افزار خرید و تدارکات برای تاییدیه ها و مستندات از امضای دیجیتال و الکترونیکی پشتیبانی می کند و طرفین می توانند برای امنیت بیشتر از امضای دیجیتال که از فرایند رمز گذاری پیشرفته و هشینگ استفاده می کند؛ بهره مند شوند.

اطلاع‌ رسانی و اعلان‌ ها

در نرم افزار خرید و تدارکات به صورت سیستمی تاریخ رویدادهای مهم و خاص، ارسال دعوت نامه مناقصه، امضای قرارداد و بازگشایی پاکات در قالب های مختلف از جمله پیامک و ایمیل یادآوری می شود. همچنین در صورتی که تغییراتی در اسناد فیزیکی خریداری شده اعمال شود، اصلاحیه جدید نیز به افراد اطلاع داده می شود.

مزایای استفاده از نرم‌ افزارهای خرید و تدارکات در مناقصات و مزایدات

با استفاده از قابلیت های نرم افزار خرید و تدارکات می توانید مناقصات سازمانی خود را با شفافیت بیشتری مدیریت و برگزار کنید. حذف فرایندهای دستی و “paperless”  کردن سازمان در کاهش هزینه و زمان بسیار موثر عمل می کند. استفاده از نرم افزار خرید و تدارکات و برگزاری آنلاین مناقصات این فرصت را در اختیار سازمان قرار می دهد تا با جذب تامین کنندگان از مناطق مختلف رقابت را افزایش دهند. با امکان مستند سازی کلیه مراحل، تمامی فرایندها قابلیت پیگیری دارند. همچنین با گزارش گیری پیشرفته و دقیق از اسناد و مستندات سازمان ها می توانند تصمیمات بهتری را اتخاذ نمایند.

چالش‌ ها و الزامات پیاده‌ سازی

از چالش هایی که سازمان ها در استفاده از نرم افزار خرید و تدارکات با آن روبرو هستند نیاز به آموزش کاربران و داشتن زیرساخت های فنی مورد نیاز برای پیاده سازی نرم افزار در سازمان می باشد. مسائل حقوقی مرتبط با امضای دیجیتال و اعتبار اسناد و مقاومت سازمان در برابر تغییرات نیز از دیگر مسائلی ست که سازمان ها در هنگام استفاده از نرم افزار با آن مواجه هستند.

نتیجه‌ گیری

نرم افزارهای خرید و تدارکات با سهولت در مدیریت برگزاری مناقصات و مزایدات نقش مهمی در افزایش بهره وری و شفافیت سازمان در فرایندهای تامین ایفا می کنند. استفاده صحیح و درست از نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات در جهت بهبود عملکرد سازمان نیازمند سرمایه گذاری در آموزش پرسنل، زیرساخت مناسب و عدم مقاومت در برابر پذیرش فناوری و دیجیتالی شدن امور است. استفاده از نرم افزار خرید و تدارکات ضمن کاهش استفاده از کاغذ و صرفه جویی در زمان و منابع، سرعت و دقت در تصمیم گیری های سازمانی را نیز بهبود می بخشد.

با نرم افزار خرید و تدارکات درگاه علاوه بر این که می توانید تمامی فرایند خرید و تدارکات سازمان خود را از مرحله ثبت درخواست اولیه تا دریافت پاکات و تعیین برنده را به صورت الکترونیکی برگزار کنید؛ همچنین امکان یکپارچه سازی سازمان با فروشندگان و تامین کنندگان شما نیز وجود دارد.

نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات درگاه با نگرش متفاوتی نسبت به سایر نرم افزار های به جهت تسهیل در مدیریت کلیه امور برگزاری مناقصات و مزایدات و تسریع مراحل انجام مناقصات، توسط متخصصین اندیشه پرداز طراحی شده است.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید.