چرا باید استراتژی تمدید قرارداد داشته باشید؟

فرایند تمدید قرارداد برای مدیران قراردادها یکی از دشوارترین کارهاست. مشکل اصلی عدم وجود شفافیت زمان مناسب برای تمدید قرارداد است. چرا؟ چون در سازمان هایی که داده های قراردادی خود را در اکسل ثبت می کنند، ممکن است داده های قرارداد مانند تاریخ پایان یا تاریخ های مهم گم شده باشند.
مسئول یک قرارداد تقریبا همیشه اعلان مهلت تمدید قرارداد را فراموش می کند. گاهی پیش می آید که مهلت قرارداد چندین ماه قبل به اتمام رسیده است ولی تمامی افراد تیم تدارکات و قرارداد فکر می کنند که مهلت قرارداد و پروژه هنوز به اتمام نرسیده است. تامین کننده هم به کارش ادامه داده و هزینه ها را مطالبه می کند ولی اگر قراداد تمدید یا بازنگری نشده باشد، تامین کننده اغلب خدمات بسیاری کمتری از آنچه در قرارداد نوشته شده، ارائه می دهد. تمدید قرارداد می تواند زمانی باشد که تیم شما توانایی چانه زدن با تامین کننده و گرفتن امتیاز را دارد.

تمدید قرارداد چیست؟

اکثر قراردادها برای مدت زمان مشخصی تنظیم می شوند که در شرایط و مفاد قرارداد ذکر شده است. تاریخ پایان قرارداد در هر قرارداد ذکر شده است. تاریخ پایان، آخرین روز تعهدات قراردادی هر دو طرف است، خارج از مواردی که ممکن است پس از تاریخ پایان یا فسخ قرارداد بوجود بیاید.
تمدید قرارداد به شما این فرصت را می دهد که
• مشخص کنید که نیازی به ادامه قرارداد وجود دارد یا نه
• در مورد هر بند قرارداد دوباره مذاکره کنید
• مدت و مفاد قرارداد را از طریق ایجاد قراردادی جدید بهبود دهید
• هر مشکلی در عملکرد به تعهدات کنونی قرارداد را در نظر بگیرید
• وسعت یک قرارداد را در صورت توافق طرفین افزایش دهید

انواع تمدید قرارداد

تمدید متقابل

تمدید متقابل یعنی بند تمدید قرارداد در قرارداد وجود نداشته باشد و قرارداد در زمان اتمام به پایان برسد. برای تمدید این نوع قرارداد باید اطمینان پیدا کنید که سازمان شما واقعا قصد دارد با تامین کننده همکاری اش را ادامه دهد. سپس تنها کاری که باید بکنید این است که مطمئن شوید که تامین کننده نیز خواهان تمدید قرارداد است. در این نوع تمدید شما احتمالا با همان شرایط قبلی (یا تغییرات جزئی) قرارداد را تمدید کنید. با این حال، هیچ چیز نمی‌تواند مانع از موافقت هر دوی شما با مجموعه جدیدی از شرایط قرارداد شود. بنابراین در صورت تغییر در قرارداد، باید توافق نامه را مجدد بررسی کنید.

تمدید خودکار

این توافقنامه ها دارای بندی هستند که بیان می کند در صورتی که اخطار توقف تمدید خودکار، چند روز قبل از تاریخ پایان قرارداد اعلام نشد، قرارداد خودبخود تمدید می شود. در قراردادهای یک ساله، اغلب مهلت ارسال اخطار توقف تمدید قرارداد ۳۰ تا ۶۰ روز قبل از روز اتمام قرارداد است. در توافق نامه های طولانی تر، این مهلت یک تا سه ماه است.
برای تمدید قرارداد در این نوع توافقنامه ها شما باید از زمان مهلت تصمیم گیری برای قرارداد کار خود را آغاز کنید نه زمان اتمام قرارداد. در این صورت توافقنامه بصورت خودکار تمدید خواهد شد و شما می توانید گزارش کاری خود را به ثبت برسانید.

افزایش مدت قرارداد

افزایش مدت قرارداد کمی متفاوت تر از تمدید قرارداد است، ممکن است بندی در قرارداد باشد که ذکر کند که مدت قرارداد می تواند برای زمان مشخصی افزایش پیدا کند. در این موارد تیم تدارکات احتمالاً با تعیین قیمت در طول مذاکرات اولیه موافقت کرده است.

ملزومات مورد نیاز برای خاتمه قرارداد

ممکن است لازم باشد که دارایی ها و تجهیزات تامین کننده را در زمان خاتمه قرارداد به او عودت دهید، یا برعکس. این دارایی ها می تواند شامل اسناد، آی پی ها، تجهیزات، ضمانت نامه ها و هر نوع اموالی از پروژه که متعلق به وندور باشد. اگر اینکار را نکنید، تبعات آن ممکن است نقض مفاد قرارداد محسوب شده و منجر به و ضرر و زیان شود.

چگونه استراتژی تمدید قرارداد خود را ایجاد کنید

وقتی یک استراتژی تمدید قرارداد تدوین می کنید باید سه فاکتور را در نظر داشته باشید:

• همکاران شما با بخش تدارکات و مدیریت قرارداد چه رفتاری دارند؟
• چه تامین کنندگان و قراردادهایی اولویت دارند؟
• چگونه این فرایند را کارآمد کنید؟

۱. تعامل همکاران ما با مدیریت تدارکات و قرارداد چگونه خواهد بود؟

اینها همکارانی هستند که در ارتباط روزانه با فروشنده هستند. اگر آنها مجبور به انجام یک فرآیند طولانی و پیچیده شوند، این کار نمی کنند. علاوه بر این، آنها باید از وظایف خود به عنوان صاحب قرارداد آگاه باشند. همچنین باید مشخص شود چه کسی مسئول فرآیند بررسی و تایید هر تمدید قرارداد باشد. اینکار ممکن است به این معنی باشد که مدیر مالی ارزش مالی تمدید همه قراردادها را محاسبه کند. اما باید این فرآیند استفاده، بررسی و تأیید را برای همه آسان کنید.

۲- چه تامین کنندگان و قراردادهایی را در اولویت قرار دهید؟

برای شروع روی تامین کنندگان مهم و استراتژیک تمرکز کنید. اطمینان حاصل کنید که فروشندگان شما براساس اولویت و سطح اهمیت تقسیم بندی شده اند. فرض کنید که دسته بندی وندور ها را در طبقه بندی و نوع قرارداد انجام داده اید. در این صورت می توانید برای هر دسته بندی راهبردهای خاصی مشخص کنید.
علاوه بر این، تمدید خودکار قراردادها تحت یک ارزش هزینه شده بدون هیچ بازبینی بیشتر قابل قبول است – تا زمانی که تأییدی دریافت کنید که مالک می‌خواهد خدمات را با فروشنده ادامه دهد.
تا زمانی از سهام داران و صاحبان اصلی قرارداد برای تمدید قرارداد تایید دارید، می توانید تمدید خودکار قرارداد بدون بازبینی مجدد با یک هزینه مشخص شده انجام دهید.
با اینکار می توانید در زمان و منابع خود صرفه جویی بیشتری کنید، در نظر داشته باشید که اگر اینکار را بصورت دیجیتال و با استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد انجام دهید، این فرایند خودکار شده و خود نرم افزار بیشتر کارها را انجام می دهد.

۳-چگونه این فرایند را بهینه کنیم؟

فرض کنید که پیگیری کارهای قرارداد را با اکسل انجام می دهید. در آنصورت نمی توانید هر تمدید قرارداد را مطابق با استراتژی تمدید قرارداد مدیریت کنید. شاید این مورد را قبلا گفته باشیم ولی ارزش تکرار کردن دارد. مدیریت وندور و قراردادها از طریق صفحات اکسل، حتی به سود ذینفعان قرارداد هم نیست.
با استفاده از اکسل همه چیز بهم ریخته می شود، شما نیاز به ارسال ایمیل، تماس یا پیام دارید که همزمان تمرکز شما را روی بندهای قرارداد از بین خواهد برد. در این موارد می توانید از نرم افزار های مدیریت امور قرارداد استفاده کنید، برای مثال نرم افزار مدیریت امور قراردادها، دارای قابلیت اطلاع رسانی تاریخ ابلاغ، پایان مدت قرارداد، شروع و پایان تمدید مجاز و غیر مجاز قرارداد، تحویل موقت یا قطعی قرارداد و مهلت رفع نواقص قرارداد جهت تحویل است و فرایند تمدید قرارداد را بسیار بهینه می کند.

با استفاده از این نرم افزار قبل از مهلت تمدید قرارداد برای افراد تصمیم گیرنده پیامکی ارسال می شود و زمان تمدید قرارداد برای انجام کارهای ضروری قبل از آن فراهم است. از آنجایی که گردش کاری قرارداد هم در این نرم افزار پوشش داده می شود، افراد تیم می توانند روند قرارداد را از ابتدا تا انتها دنبال کرده و برای تمدید از قبل تصمیم گیری کنید.

می توانید تمام فرآیندهای فروشنده و قرارداد خود را دیجیتالی کنید. می‌توانید بخش‌هایی از فرآیند را خودکار کنید، قوانینی ایجاد کنید و بینش‌هایی دریافت کنید که با استفاده از اکسل امکان پذیر نیست.

چگونه فرایند تمدید قراداد را بسازیم؟

برای داشتن یک فرآیند موثر تمدید قرارداد، به سه اصل اساسی نیاز داریم:
• قابلیت مشاهده قرارداد و لیست تامین کنندگان
• کنترل قراردادها و فروشندگان ما از طریق فرآیندهای دیجیتالی و نرم افزاری
• انطباق قابل اثبات بندهای قرارداد با استراتژی های تمدید قرارداد
در اینجا نحوه دستیابی به فرایند ذکر شده است.

منبعی برای تامین کنندگان و قراردادهای خود ایجاد کنید

ایجاد منبعی از قراردادها و تامین کنندگان کاری ست که تقریبا هر تیم تدارکات یا قراردادی انجام می دهد.
اتفاقی که می افتد این است که اعضای تیم شما کمتر می شود. مدیریت تامین کنندگان و قراردادها و ورود اطلاعات، آخرین کاری است که هر عضو تیم تدارکات یا متخصص قراردادی مجبور به تکمیل آن است. بنابراین اولین وظیفه ایجاد یک مخزنی از وندورها و داده های قراردادها است. این سوابق داده‌های حیاتی شما مانند تاریخ پایان و اعلان قرارداد، تعهدات قرارداد، تقسیم‌بندی فروشنده و موارد دیگر را در خود جای می‌دهند.اکنون که نمایان بودن قرارداد و داده‌های فروشنده را بازیابی کرده‌ایم، می‌توانیم به دیجیتالی کردن نحوه مدیریت تمدید قرارداد خود ادامه دهیم.

فرآیند تمدید قرارداد دیجیتال را ایجاد کنید

ایجاد استراتژی تمدید قرارداد بعد از آنکه داده ها را منظم کرده باشید، بسیار ساده است. مهم ترین کار جمع آوری و ذخیره همه داده ها است، وارد کردن آنها در نرم افزار کار پیچیده ای نیست. فقط کافیست مشخص کنید که هشدار تمدید قرارداد برای چه کسی یا کسانی ارسال شود.

نتیجه گیری

فرآیند تمدید قرارداد دیجیتالی، می‌تواند در هزینه های کسب‌وکار شما صرفه‌جویی کند، همکاری طرفین قرارداد را پیش از تاریخ‌های کلیدی بهبود بخشد و به شما کمک کند تا از موضعی قوی تر مذاکره کنید.
اگر از ایده دیجیتالیزه کردن فرایند مدیریت قراردادهای استقبال کردید، می توانید فرم درخواست دمو را پر کنید. کارشناسان ما در اسرع وقت برای هماهنگی جلسه دموی رایگان حضوری یا آنلاین با شما تماس خواهند گرفت.

منبع: gatekeeperhq