ساختار شکست هزینه (CBS) چیست؟

بدون تردید مهمترین بخش هر پروژه قسمت ریالی آن می باشد. همینطور یکی از مهمترین و جذابترین فعالیت های واحد کنترل پروژه تهیه CBS یا همان ساختار شکست هزینه می باشد که همزمان نیاز به دقت بالا، تجربه کافی، تسلط به شکست کار و آشنایی به نرم افزار دارد، در واقع شخصی که در فیلد برنامه ریزی و کنترل پروژه بتواند ساختار شکست هزینه ای را به طور صحیح و منطقی تعریف کند، توانایی انجام اکثر فعالیت های برنامه ریزی و کنترل پروژه را دارد. به این ترتیب در ادامه در رابطه با ساختار شکست هزینه یا CBS توضیحات بیشتری خواهیم داد.

CBS مخفف سه کلمه Cost Breakdown Structure است که به معنی ساختار شکست هزینه می باشد.

در واقع CBS همان ساختار شکست کار (WBS) می باشد که در آن میزان هزینه هر یک از عناصر موجود در ساختار شکست کار تعیین می شود.

در پروژه های قیمت ثابت (Lump Sum یا Fixed Cost) پس از تهیه WBS پروژه و تائید آن توسط کارفرما لازم است قیمت کل پروژه بین سطوح مختلف WBS و همچنین فعالیت های زیر مجموعه آن ها سرشکن شود.

کارشناسان برنامه ریزی و کنترل پروژه از این ساختار برای تعیین فاکتور وزنی (Weight Factor) و همچنین تهیه و تولید صورت وضعیت های پروژه با توجه به پیشرفت آن استفاده می نمایند.

مبنای ارزش گذاری فعالیت های پروژه با توجه به ماهیت آنها در پروژه های EPC متفاوت می باشد :

فعالیت های مهندسی :

در این فعالیت ها میزان نفر-ساعت نیروی انسانی که به منظور تهیه هر مدرک مهندسی صرف شده است را محاسبه و با توجه به میزان هزینه هر نفر-ساعت (حقوق،امکانات و ..)، آن فعالیت ارزش گذاری می شود. (نرخ هر نفر-ساعت را می توان با توجه به پروژه های مشابه انجام شده در گذشته بدست آورد)

به مثال زیر توجه فرمایید:

فعالیت های تدارکات:

در این نوع فعالیت ها متناسب با سرمایه تخصیص یافته جهت خرید کالا، ارزش گذاری انجام می پذیرد.

فعالیت های اجرا:

ارزش گذاری این نوع فعالیت ها با توجه به پرداخت حقوق و دستمزد برای هر یک از عناصر موجود در ساختار شکست کار و فعالیت های زیر مجموعه آن در نظر گرفته شود. (در این نوع فعالیت ها نیز می توان با توجه به پروژه های مشابه انجام شده در گذشته الگوبرداری نمود)

ساختار شکست کار یا همان WBS از آن دسته اصطلاحات معروف و پرتکرار پیرامون مباحث برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است که می‌توان اذعان داشت که تقریباً تمام کسانی که به‌نوعی با پروژه در ارتباط هستند حداقل برای یک‌بار هم که شده به گوششان رسیده و یا آن را به زبان آورده‌اند.

اگر جستجویی کوتاه در سایت‌های مرتبط داشته باشید خواهید دید که به تعداد فراوان در خصوص نحوه تنظیم و قواعد و قوانین مربوط به تهیه آن صحبت شده و مدارک و استانداردهای زیاد پیرامون آن منتشر شده است.

در این مطلب ما به همان میزان مدارک و اسناد مکتوب در سایت‌ها بسنده می‌کنیم و می‌خواهیم در خصوص رویه‌های کاربردی و اجرایی برای تهیه ساختار شکست کار توضیح دهیم.

یک اصل مهم که هیچ وقت نباید فراموش شود این است که مهم‌ترین علت برای اینکه شما  برای تدوین WBS وقت می‌گذارید این است که کار مدیریت و مانیتور روی پروژه برای شما راحت‌تر شود و این ساختار شکست کار سر آغازی باشد برای اینکه پروژه خود را با موفقیت به اتمام برسانید.

وقتی با این دید، ساختار شکست کار پروژه خود را تدوین می‌کنید مواردی چون خروجی CBS و OBS و …در گام دوم اهمیت قرار می‌گیرند.

همیشه موضوعات پیرامون این سند از دو بعد قابل ارزیابی است.

1. اولین بعد دید کاربردی و اجرایی آن است که توضیح داده شد.
2. بعد دیگر همان موضوعات تئوریکال مانند توجه به ثبت آن در برنامه زمان‌بندی، استفاده از آن درساختار شکست هزینه و … است.

که اگرچه بعد دوم هم مهم است ولی شک نکنید که بدون لحاظ کردن بعد اول قضیه، شما به‌جای ساختار شکست کار وارد پروسه ساختار شکست در کار خواهید شد.

ساختار درختی WBS

توجه داشته باسید که بعضاً در پروژه‌ها دیده می شود که در تدوین ساختار شکست کار زیاد حساسیت به خرج داده نمی‌شود؛ و در عوض پیش‌فرض این قرار می‌گیرد که درنهایت هرگونه نقص در آن را با آیتم‌های نظیر Activity Code و … مرتفع خواهیم کرد که ما کاملاً با این‌گونه برداشت مخالف هستیم.

با wbs که شما از آن در این برنامه استفاده کردید می‌شود پیش‌فرض تمامی ذینفعان پروژه در تمام مدت‌زمان پروژه، ارائه هرگونه گزارش با تغییر ساختار wbs برنامه با هر ابزاری اگرچه در پاره‌ای از مواقع بسیار کارآمد و یا شاید واجب هم باشد ولی برای همه ارکان پروژه ثقیل خواهد بود و آن خروجی که شما در گزارش‌های خود مدنظر دارید را نخواهید داشت.

حالا چند نکته که به شما در تدوین WBS کاربردی کمک می‌کند رو به‌صورت سرفصل ارائه می‌کنیم

شناخت پروژه قبل از اقدام به تدوین ساختار شکست کار

تا شناخت کامل از پروژه پیدا نکردید هیچ‌وقت اقدام به تدوین ساختار شکست کار نکنید. پیش‌فرض این مسئله هم بازدید از سایت از پروژه است. اگر در واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه دفتر مرکزی هستید و از شما می‌خواهند که WBS پروژه را با اطلاعات ارسالی از کارگاه تدوین کنید، به‌هیچ‌عنوان قبل از سایت ویزیت از کارگاه این کار رو انجام ندهید. شاید پروژه در مرحله تجهیز کارگاه باشه و شما بپرسید سایت ویزیت از پروژه‌ای که هنوز در مرحله تجهیز کارگاه است چه فایده‌ای می‌تواند برای شما داشته باشه؟! ولی ما به شما میگوییم که حتی در پروژه‌ای از این جنس هم سایت ویزیت بسیار کارآمد هست و یکی از مهم‌ترین خروجی آن، جانمایی واحدها و یا سازه‌ها در زمین پروژه و کامل شدن تجسم ذهنی شما از Plot Plan کلی پروژه یا همان نقشه جانمایی سازه‌هاست.

تدوین ساختار شکست کار با ملاحظات اولویت زمانی

اگرچه همواره عنوان می‌شود که ساختار شکست کار مستقل از توالی و زمان هست ولی به‌عنوان یک نکته کاربردی به شما میگوییم که در زمان تدوین ساختار شکست کار حتماً اولویت‌بندی اجرای سازه‌ها و یا اولویت‌بندی در مراحل اجرایی سازه رو در نظر بگیرید. با یک مثال موضوع رو شفاف‌تر می‌کنم. اکثراً در پروژه‌های صنعتی به دلیل دستیابی هرچه سریع‌تر به محصول پروژه و درامد زایی، آیتمی تحت عنوان EARLY PRODUCTION تعریف می‌کنید که سازه‌هایی را که ساخت آن‌ها باعث دستیابی سریع به محصول پروژه می‌شود رو قرار می‌دهند. برای ذینفعان پروژه مهم‌ترین آیتم تکمیل هرچه سریع‌تر این سازه‌ها بوده و بهترین روش WBS در این پروژه‌ها در سطح اول تقسیم‌بندی سازه‌ها به این بخش‌بندی است. حالا اگر شما اولویت‌بندی را در دستور کار قرار ندهید، ساختار شکست کار شما مطلوب و بهینه نخواهد بود. این موضوع را در اکثر پروژه‌ها و البته با بعدی کوچک‌تر خواهید دید.

ساختار شکست کار با ملاحظات مالی

سومین موضوع توجه به نقدینگی سازمان شماست! درست شنید، بله، نقدینگی سازمان شما ارتباطی غیرمستقیم و در بعضی مواقع به‌صورت مستقیم به نحوه تدوین WBS پروژه شما دارد. درست است که می‌بایست از روی WBS به تدوین CBS و PMS و سایر اسناد مالی پروژه پرداخت، ولی ما به شما توصیه می‌کنیم در زمان تدوین WBS پروژه حتماً دورنمای کلی تأمین نقدینگی سازمان رو در نظر داشته باشید. مثالی می‌زنیم و موضوع رو شفاف‌تر می‌کنیم. پروژه‌ای رو در نظر داشته باشید که دارای فازهای مختلف برای تکمیل کار است. در طرح توجیهی ساخت پروژه از منظر ذینفعان اصلی نقدینگی مدنظر تا فاز خاصی پروژه تأمین می‌گردد که این مهم بایستی در تدوین ساختار شکست شما لحاظ گردد تا نحوه بررسی و کنترل شما بر روی اجرای پروژه با سبک و سیاق خواسته‌های ذینفعان اصلی پروژه شکل بگیرد.

به هر ترتیب توصیه می‌شود به‌عنوان اولین سنگ بنای فرآیند برنامه‌ریزی پروژه سعی کنید ساختار شکست کار و شاکله WBS پروژه را به نحوی تدوین نمایید تا این سند مهم در فاز کنترل پروژه کارایی بهینه را برای شما به ارمغان بیاورد.

منبع: سعید دارابی

نرم افزار مدیریت قراردادها ی درگاه تمامی فرایندهای سازمان شما را از مرحله تهیه پیش نویس تا تسویه حساب کامل، مدیریت کرده و شما می توانید مدیریت تعداد قراردادهای منعقد شده، پیشرفت مفاد قرارداد، پیگیری مهلت های هر قرارداد و تغییرات به وجود آمده در آن را در دست داشته باشید و فرایند عقد قرارداد همانند روش های امضا را بهینه سازی و عملکرد هر کارشناس را بررسی بفرمایید.

فرایندهایی نظیر تغییرات مقادیر، کنترل صورت وضعیت، ساختار شکست کار (WBS)، ساختار شکست هزینه (CBS)، ارزیابی حین و پایان قرارداد و غیره همه و همه در نرم افزار مدیریت قراردادها رسیدگی خواهد شد. پیشنهاد می کنیم با کلیک بر آن با ویژگی های آن آشنا شوید.